Grote bestanden versturen

 Met deze manieren verstuur je grote bestanden en houd je ze veilig Grote bestanden versturen Grote bestanden zijn meestal te zwaar om gewoon te versturen. Het is meestal niet mogelijk om ze via een gewoon e-mailprogramma te versturen. Er zijn praktische oplossingen om grote bestanden te versturen. Een hiervan is Secudoc. Je uploadt het bestand eenvoudig en verzend deze naar de ontvanger. Het bestand zit in een downloadlink met wachtwoord verpakt. De ontvanger beschikt als enige over het wachtwoord. Hierdoor kunnen anderen het document niet downloaden en inzien. Vooral gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, medische gegevens, cijfers, financiële zaken, foto’s, videofragmenten en rapporten moeten op een veilige manier verstuurd worden.

Als je grote bestanden versturen via e-mail naar de ontvanger een opgave vindt, is de kans groot dat je het bestand terug krijgt. De e-mailserver geeft dan een zogeheten “error” aan. E-mail is namelijk niet geschikt voor het versturen van grote bestanden. Je kunt ze daarom het beste via een zipbestand of downloadlink versturen. Het voordeel van zo een link is dat je deze met een inlogcode kunt beveiligen. Je bewaart je bestanden altijd veilig. Zeker persoonsgegevens mogen niet uitlekken. Sinds mei 2018 moet iedere organisatie zich aan de “algemene verordening gegevensbescherming(AVG)” houden. Deze verplichting valt onder het Europese verdrag. Bij het niet naleven van deze privacywet, kan een bedrijf een boete worden opgelegd. Eigenlijk mogen persoonsgegevens ook nooit via gewone programma’s, zonder versleutelde verbinding, verstuurd worden. Sla privacygevoelige documenten ook altijd met een complex wachtwoord op. Voor je het weet, staan de gegevens op het internet. Dit soort schandalen gebeuren helaas nog steeds. Grote bestanden versturen, via een beveiligde verbinding, moet standaard zijn.

Speciale programma’s

Wijs alle medewerkers op speciale programma’s, om veilig bestanden mee te versturen. Laat deze werkwijze dus een gewoonte worden. Beveilig je documenten tegen Malware, zoals Ransomware Ransomware duikt steeds vaker op. Zowel grote als kleine bedrijven krijgen met dit akelige computervirus te maken. Het virus is een gevaar voor je documenten en werkt als chantagemiddel. Sla documenten daarom ook altijd fysiek op. Zo weet je dat je nog een back-up bij de hand hebt, als je met Ransomware te maken krijgt. Ransomware is door criminelen bedacht. Deze vergrendelen alle documenten op een computer. Er wordt vervolgens een flink bedrag aan losgeld gevraagd, om de documenten weer beschikbaar te maken. Helaas trappen sommige organisaties hier uit angst in. Ze betalen daadwerkelijk een hoge geldsom aan deze criminelen, om weer toegang tot hun documenten te krijgen.

Goede virusscanners kunnen Malware en Ransomware opsporen. Op deze manier hebben de criminelen geen kans, om de controle over je computer te krijgen. Ook kunnen bepaalde virusscanners de documenten weer ontgrendelen. Online opslag van grote bestanden Je kunt grote bestanden makkelijk op de cloud opslaan. Er zijn ook mogelijkheden om grote bestanden te versturen. Beveilig je bestand met een wachtwoord, als je deze wilt versturen of wilt bewaren. Elke cloud heeft bepaalde instellingen.

Zo kun je bepaalde documenten alleen naar je team toesturen of naar individuen binnen de organisatie. Andere personen krijgen geen toegang tot het document. De cloud heeft geen locatie en is online te raadplegen. Iedereen die toegang tot internet heeft, kan eigenlijk bestanden uit de cloud raadplegen. Goede inlogcodes voorkomen dit. Veel clouds en verzendprogramma’s werken daarom met een versleutelde verbinding.